Que significa SOW en español

Cuando usamos el acrónimo SOW nos referimos al término "Scope of Work" el cual traducido en español viene a significar alcance o ámbito del trabajo. El secreto de un proyecto que se desarrolle con pocos malentendidos, y que avance sin apenas percances, consiste en saber bien como documentar el Scope of Work

© Suga Industrial

Cómo se documenta el "Scope of Work" de un proyecto

La existencia de un documento que deje constancia de quien es responsable de que y de quien tiene autoridad sobre que, es de la mayor importancia para reducir problemas innecesarios, y dar una mayor transparencia y eficiencia a todo el proceso. Esto es lo que se llama Scope of Work o alcance del trabajo, y constituye una parte integrante de todo contrato para la realización de un proyecto.

Documentando el Scope of Work

Debemos dejar constancia con toda claridad de cuales son los requerimientos del proyecto, los hitos que han de cumplirse, los entregables que se esperan recibir, los productos finales, los informes y documentos que han de entregarse. Al dejar constancia de todo esto se reducen significativamente todas las ambigüedades. y con ello los malentendidos y disputas que pueden innecesariamente producirse por falta de claridad de lo esperado.

Partes que incluye un buen documento de Scope of Work

Como mínimo es deseable que al documentar el alcance del proyecto se incluyan los siguientes temas, lo cual constituye solo un mínimo por lo que mas temas pueden terminar incluyéndose en dicho documento:

• Definición de objetivos y propósito del proyecto
• Programación de los tiempos
• Estructura de costes
• Supuestos clave en los que se basa la planificación del proyecto
• Procedimiento de aceptación de la certificaciones del proyecto
• Alcance del proyecto (lo que se incluye y lo que no)

Consejos para escribir un buen Scope of Work

Antes que nada tómese un buen tiempo para ver el proyecto desde el punto de vista de su cliente, tiene que ver claramente las prioridades del cliente, sus limitaciones, los riesgo que asume, y el margen real que tiene para incluir cambios en el proyecto. No olvide considerar como su cliente piensa financiar dicho proyecto, puesto que esto puede definir que se puede hacer y cuando. Una vez que tenga una idea clara de todo lo anterior, deberá compartir esta información con los miembros del grupo, para empezar a escribir un borrador del documento, Describa cada proceso y cada función de forma concienzuda, pues a pesar de que esto le pueda tomar mucho tiempo, mas adelante le ahorrará mucho trabajo, Deje muy clara todas las suposiciones sobre las que este documento ha sido redactado, esto es muy importante, en caso de que cambien en un futuro estos supuestos. Defina objetivos y tiempos siguiendo la metodología SMART. Use un lenguaje directo y fácil de entender.

y un último consejo, no olvide ...  la triple restricción en el project management

SOW - Scope of Work

El Scope of Work (SOW) viene a significar en español "alcance o ámbito del trabajo".  Es importante recordar que el project manager es responsable de todo lo que ocurre en el proyecto que él dirige, y por ello el delegar funciones, no le exime de su responsabilidad ante el cliente, y a pesar de esto el Project Manager debe otorgar autoridad (y responsabilidad) a los integrantes de el equipo, con el fin de ganar agilidad y eficiencia en la ejecución del proyecto.

© Kevin Dooley

Alcance de la autoridad y de la responsabilidad en el proyecto

El SOW define el territorio o ámbito dentro del cual un integrante del equipo tiene autoridad, y sobre el cual se le exigirá responsabilidad por los resultados. Un SOW bien definido ayuda a subir la motivación de los integrantes del equipo, ya que los hace copartícipes de los éxitos del proyecto, así como los motiva a prever posibles fallos o errores con antelación suficiente que permita corregirlos sin mayor problema, pues queda claro que dicha autoridad conlleva responsabilidad por los fallos. Uno de los mayores problemas al intentar definir la responsabilidad de las partes es el no tener en cuenta que es muy importante considerar la triple restricción en el Project Management

Documentar la autoridad y la responsabilidad dentro del proyecto

Una buena práctica al inicio de todo proyecto, es el crear el documento que defina en detalle el Scope of Work, sabiendo que todo lo que no está explícitamente incluido en dicho documento, quedará automáticamente excluido del Scope of Work del proyecto y por ende no se le podrá exigir ninguna responsabilidad por lo que quede excluido del SOW. Los secretos de como realizar un buen documento que sirva para hacer explícito el Scope of Work lo podéis leer en el siguiente link Documentando el Scope Of Work 

Lo que el Scope of Work debe dejar perfectamente claro.

Existen una serie de temas que deben quedar perfectamente claros, por lo que un buen SOW responderá como mínimo a las siguientes preguntas ¿Que se debe hacer? ¿Cuáles serán los entregables? ¿Quién va a hacerlo? ¿Cuándo se va a terminar? ¿Como se hará? ¿Cómo puede saber cuando se ha terminado?  ¿Cuanto costara? Claro que también debemos estudiar lo que podría ir mal, para lo cual estudiaremos... Como debemos afrontar los problemas que ocurren en todo proyecto

El Project Manager... es el primer beneficiado

El primer interesado de que exista una buena definición de un alcance de trabajo claro y bien redactado es el propio Project Manager, y para ello debemos saber cuales son las responsabilidades del project manager.

La visión del proyecto como guia primera del SOW

Por supuesto el definir una visión bien formada ayuda en parte a iniciar la definición del alcance de trabajo o scope of work. para lo que hay que aprender a definir una visión bien formada.