Cómo nos limita la triple restricción en el Project Management

Desgraciadamente en la gestión de proyectos no lo podemos tener todo. Tal vez existan cosas que son buenas, bonitas y baratas, pero en lo que a proyectos se refiere esto no es así, pues existe eso que se da en llama "la triple restricción".  Esta restricción nos indica que existen tres variables en todo proyecto de las cuales solo podremos controlar dos variables a la vez. Estas variables que posee todo proyecto son: tiempo, coste y calidad. 

Solo podemos controlar dos de tres variables

Si fijamos dos de estas variables, resulta que perderemos la posibilidad de controlar la tercera. Esta es una de las razones por las que la mayoría de las obras públicas terminan costando mas de lo inicialmente estimado. Ello es porque desde el principio el gobierno ha fijado unos requisitos de calidad que no son negociables (variable fija), y si resulta que existe un período de entrega (tiempo) de la obra que no puede ser aplazado, pues normalmente estas obras se deben inaugurar antes de las próximas elecciones (segunda variable fija), termina ocurriendo que se pierde el control sobre la tercera variable que en este caso sería el coste.

Escoge solo dos variables

En el mundo de la empresa, normalmente lo mas común es fijar las variables calidad y precio, puesto que tanto si falla la calidad o esta fuera de presupuesto, el proyecto puede ser un total desastre, mientras que los retrasos en el proyecto normalmente pueden ser tolerables. Aunque no siempre este es el caso pues hay veces en las que lo que se está aprovechando una oportunidad económica que posiblemente no se vuelva a repetir, por lo que el tiempo pasa a ser una variable de importancia capital, la segunda variable fija pasa a ser la calidad, con lo que nos podemos encontrar con aumentos en el coste inicialmente presupuestado, lo cual en ocasiones puede justificarse por la necesidad de aprovechar una oportunidad irrepetible. Por último es muy extraño que exista un proyecto donde se esté dispuesto a recibir una calidad variable con tal de terminar el proyecto en un tiempo y coste fijo, pero si existiese un caso donde la calidad admite ciertas variaciones sin afectar significativamente el resultado entonces sería concebible dicho enfoque del proyecto.

Negociando lo que vamos a sacrificar

El Project Manager debe tener absolutamente claro, que una de las primeras cosas que debe acordar con su cliente, es explicarle a este, como funciona la triple restricción, y negociar con el cual de las tres variables es la menos importante para él. No es extraño encontrarse con clientes cuya respuesta será... las tres son importantes e irrenunciables. Esto ocurre porque muchos clientes se enfrentan a este tipo de situaciones como si se tratara de una negociación distributiva. Sin embargo todo buen Project Manager debe saber darle la vuelta a esta situación, convirtiendo esta negociación distributiva  en una negociación integrativa, para lo cual debemos aprender a identificar las opciones que disponemos para negociar el desarrollo de este proyecto, que en el mundo de la negociación se da por llamar BATNA.

Siempre dejar por escrito lo acordado

Una vez negociadas las prioridades del proyecto, debemos dejar constancia de los acuerdos a los que hemos llegado. Esto no es solo para que nadie se pueda desdecir, sino que también es para que todos los implicados en el proyecto sepan con total transparencia que es lo que se pretende y como. El que exista un documento que aclare quien es responsable de que y quien tiene autoridad sobre que, hace que el proyecto fluya mejor, y esto es lo que se llama alcance del proyecto o Scope of Work. Podemos ver como se documenta en el siguiente post:  ¿Como se documenta el Scope Of Work de un proyecto?

Las responsabilidades del Project Manager ¿cuales son?

Las responsabilidades del project manager las podemos agrupar en seis campos, que son los siguientes: (1) Cliente, (2) Visión, (3) Equipo, (4) Planificación, (5) Gestión de Recursos y (6) Calidad. 

© Lousiana Sea Grand College

El cliente es el centro de nuestro proyecto

La razón por la que existe un proyecto que ejecutar, son los planes, necesidades o deseos del Cliente. El PM es responsable de entender profundamente al Cliente, así como de asesorarlo y confirmar que cualquier cambio de sus planes originales tiene su aprobación. El PM debe informar al cliente personalmente y frecuentemente, esto creará un ambiente de confianza que facilitará la colaboración entre la organización del cliente y el equipo del PM. Para ello debe aprender a identificar nuestro BATNA para negociar los distintos asuntos con el cliente.

Debemos crear una buena visión para que todos comprendan el objetivo

La piedra angular alrededor de la cual giran todas las acciones que dan como fruto el proyecto terminado es la VISIÓN. Es responsabilidad exclusiva del PM la definición y refinamiento periódico de la VISIÓN que permitirá la definición, planificación y seguimiento de las tareas necesarias para materializar el proyecto.

Necesitamos montar un equipo que pueda llevar adelante el proyecto

El PM es responsable por todo lo que ocurre en el proyecto. Sin embargo esto puede ser extremadamente complejo, ocurriendo múltiples decisiones o acciones a la vez y a un ritmo frenético. El truco consiste en dividir las tareas complejas en unidades mas manejables. Para poder hacer esto el PM ha de seleccionar un equipo competente de colaboradores, definir sus funciones y SCOPE OF WORK.

Como planificar para que todo funcione como un reloj

El PM es el responsable de definir junto con su equipo y con la aprobación de su cliente, un plan de trabajo y las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Debemos gestionar los recursos justos y necesarios

Una vez se inicia el proyecto, una de las principales responsabilidades del PM será el control de los recursos, entre los cuales están el tiempo y el dinero.

Necesitamos asegurar la calidad como distintivo de nuestra profesionalidad

La última responsabilidad del PM (y no por ello menos importante) es el aseguramiento de la calidad del proyecto. Es muy importante definir conjuntamente con el cliente la calidad esperada, la cual no solo viene influenciada por los estándares de la industria y los requerimientos legales, sino que también tiene mucho que ver con los deseos del cliente. Es tremendamente importante informar al cliente las implicaciones de el nivel de calidad definido.

Claro que es importante entender las limitaciones que se nos presentan en todo proyecto, lo cual se da en llamar la  TRIPLE RESTRICCIÓN