Desgraciadamente en la gestión de proyectos no lo podemos tener todo. Tal vez existan cosas que son buenas, bonitas y baratas, pero en lo que a proyectos se refiere esto no es así, pues existe eso que se da en llama "la triple restricción". Esta restricción nos indica que existen tres variables en todo proyecto de las cuales solo podremos controlar dos variables a la vez. Estas variables que posee todo proyecto son: tiempo, coste y calidad.
Solo podemos controlar dos de tres variables
Si fijamos dos de estas variables, resulta que perderemos la posibilidad de controlar la tercera. Esta es una de las razones por las que la mayoría de las obras públicas terminan costando mas de lo inicialmente estimado. Ello es porque desde el principio el gobierno ha fijado unos requisitos de calidad que no son negociables (variable fija), y si resulta que existe un período de entrega (tiempo) de la obra que no puede ser aplazado, pues normalmente estas obras se deben inaugurar antes de las próximas elecciones (segunda variable fija), termina ocurriendo que se pierde el control sobre la tercera variable que en este caso sería el coste.
Escoge solo dos variables
En el mundo de la empresa, normalmente lo mas común es fijar las variables calidad y precio, puesto que tanto si falla la calidad o esta fuera de presupuesto, el proyecto puede ser un total desastre, mientras que los retrasos en el proyecto normalmente pueden ser tolerables. Aunque no siempre este es el caso pues hay veces en las que lo que se está aprovechando una oportunidad económica que posiblemente no se vuelva a repetir, por lo que el tiempo pasa a ser una variable de importancia capital, la segunda variable fija pasa a ser la calidad, con lo que nos podemos encontrar con aumentos en el coste inicialmente presupuestado, lo cual en ocasiones puede justificarse por la necesidad de aprovechar una oportunidad irrepetible. Por último es muy extraño que exista un proyecto donde se esté dispuesto a recibir una calidad variable con tal de terminar el proyecto en un tiempo y coste fijo, pero si existiese un caso donde la calidad admite ciertas variaciones sin afectar significativamente el resultado entonces sería concebible dicho enfoque del proyecto.
Negociando lo que vamos a sacrificar
El Project Manager debe tener absolutamente claro, que una de las primeras cosas que debe acordar con su cliente, es explicarle a este, como funciona la triple restricción, y negociar con el cual de las tres variables es la menos importante para él. No es extraño encontrarse con clientes cuya respuesta será... las tres son importantes e irrenunciables. Esto ocurre porque muchos clientes se enfrentan a este tipo de situaciones como si se tratara de una negociación distributiva. Sin embargo todo buen Project Manager debe saber darle la vuelta a esta situación, convirtiendo esta negociación distributiva en una negociación integrativa, para lo cual debemos aprender a identificar las opciones que disponemos para negociar el desarrollo de este proyecto, que en el mundo de la negociación se da por llamar BATNA.
Siempre dejar por escrito lo acordado
Una vez negociadas las prioridades del proyecto, debemos dejar constancia de los acuerdos a los que hemos llegado. Esto no es solo para que nadie se pueda desdecir, sino que también es para que todos los implicados en el proyecto sepan con total transparencia que es lo que se pretende y como. El que exista un documento que aclare quien es responsable de que y quien tiene autoridad sobre que, hace que el proyecto fluya mejor, y esto es lo que se llama alcance del proyecto o Scope of Work. Podemos ver como se documenta en el siguiente post: ¿Como se documenta el Scope Of Work de un proyecto?
