Que significa SOW en español

Cuando usamos el acrónimo SOW nos referimos al término "Scope of Work" el cual traducido en español viene a significar alcance o ámbito del trabajo. El secreto de un proyecto que se desarrolle con pocos malentendidos, y que avance sin apenas percances, consiste en saber bien como documentar el Scope of Work

© Suga Industrial

Cómo se documenta el "Scope of Work" de un proyecto

La existencia de un documento que deje constancia de quien es responsable de que y de quien tiene autoridad sobre que, es de la mayor importancia para reducir problemas innecesarios, y dar una mayor transparencia y eficiencia a todo el proceso. Esto es lo que se llama Scope of Work o alcance del trabajo, y constituye una parte integrante de todo contrato para la realización de un proyecto.

Documentando el Scope of Work

Debemos dejar constancia con toda claridad de cuales son los requerimientos del proyecto, los hitos que han de cumplirse, los entregables que se esperan recibir, los productos finales, los informes y documentos que han de entregarse. Al dejar constancia de todo esto se reducen significativamente todas las ambigüedades. y con ello los malentendidos y disputas que pueden innecesariamente producirse por falta de claridad de lo esperado.

Partes que incluye un buen documento de Scope of Work

Como mínimo es deseable que al documentar el alcance del proyecto se incluyan los siguientes temas, lo cual constituye solo un mínimo por lo que mas temas pueden terminar incluyéndose en dicho documento:

• Definición de objetivos y propósito del proyecto
• Programación de los tiempos
• Estructura de costes
• Supuestos clave en los que se basa la planificación del proyecto
• Procedimiento de aceptación de la certificaciones del proyecto
• Alcance del proyecto (lo que se incluye y lo que no)

Consejos para escribir un buen Scope of Work

Antes que nada tómese un buen tiempo para ver el proyecto desde el punto de vista de su cliente, tiene que ver claramente las prioridades del cliente, sus limitaciones, los riesgo que asume, y el margen real que tiene para incluir cambios en el proyecto. No olvide considerar como su cliente piensa financiar dicho proyecto, puesto que esto puede definir que se puede hacer y cuando. Una vez que tenga una idea clara de todo lo anterior, deberá compartir esta información con los miembros del grupo, para empezar a escribir un borrador del documento, Describa cada proceso y cada función de forma concienzuda, pues a pesar de que esto le pueda tomar mucho tiempo, mas adelante le ahorrará mucho trabajo, Deje muy clara todas las suposiciones sobre las que este documento ha sido redactado, esto es muy importante, en caso de que cambien en un futuro estos supuestos. Defina objetivos y tiempos siguiendo la metodología SMART. Use un lenguaje directo y fácil de entender.

y un último consejo, no olvide ...  la triple restricción en el project management

Cómo nos limita la triple restricción en el Project Management

Desgraciadamente en la gestión de proyectos no lo podemos tener todo. Tal vez existan cosas que son buenas, bonitas y baratas, pero en lo que a proyectos se refiere esto no es así, pues existe eso que se da en llama "la triple restricción".  Esta restricción nos indica que existen tres variables en todo proyecto de las cuales solo podremos controlar dos variables a la vez. Estas variables que posee todo proyecto son: tiempo, coste y calidad. 

Solo podemos controlar dos de tres variables

Si fijamos dos de estas variables, resulta que perderemos la posibilidad de controlar la tercera. Esta es una de las razones por las que la mayoría de las obras públicas terminan costando mas de lo inicialmente estimado. Ello es porque desde el principio el gobierno ha fijado unos requisitos de calidad que no son negociables (variable fija), y si resulta que existe un período de entrega (tiempo) de la obra que no puede ser aplazado, pues normalmente estas obras se deben inaugurar antes de las próximas elecciones (segunda variable fija), termina ocurriendo que se pierde el control sobre la tercera variable que en este caso sería el coste.

Escoge solo dos variables

En el mundo de la empresa, normalmente lo mas común es fijar las variables calidad y precio, puesto que tanto si falla la calidad o esta fuera de presupuesto, el proyecto puede ser un total desastre, mientras que los retrasos en el proyecto normalmente pueden ser tolerables. Aunque no siempre este es el caso pues hay veces en las que lo que se está aprovechando una oportunidad económica que posiblemente no se vuelva a repetir, por lo que el tiempo pasa a ser una variable de importancia capital, la segunda variable fija pasa a ser la calidad, con lo que nos podemos encontrar con aumentos en el coste inicialmente presupuestado, lo cual en ocasiones puede justificarse por la necesidad de aprovechar una oportunidad irrepetible. Por último es muy extraño que exista un proyecto donde se esté dispuesto a recibir una calidad variable con tal de terminar el proyecto en un tiempo y coste fijo, pero si existiese un caso donde la calidad admite ciertas variaciones sin afectar significativamente el resultado entonces sería concebible dicho enfoque del proyecto.

Negociando lo que vamos a sacrificar

El Project Manager debe tener absolutamente claro, que una de las primeras cosas que debe acordar con su cliente, es explicarle a este, como funciona la triple restricción, y negociar con el cual de las tres variables es la menos importante para él. No es extraño encontrarse con clientes cuya respuesta será... las tres son importantes e irrenunciables. Esto ocurre porque muchos clientes se enfrentan a este tipo de situaciones como si se tratara de una negociación distributiva. Sin embargo todo buen Project Manager debe saber darle la vuelta a esta situación, convirtiendo esta negociación distributiva  en una negociación integrativa, para lo cual debemos aprender a identificar las opciones que disponemos para negociar el desarrollo de este proyecto, que en el mundo de la negociación se da por llamar BATNA.

Siempre dejar por escrito lo acordado

Una vez negociadas las prioridades del proyecto, debemos dejar constancia de los acuerdos a los que hemos llegado. Esto no es solo para que nadie se pueda desdecir, sino que también es para que todos los implicados en el proyecto sepan con total transparencia que es lo que se pretende y como. El que exista un documento que aclare quien es responsable de que y quien tiene autoridad sobre que, hace que el proyecto fluya mejor, y esto es lo que se llama alcance del proyecto o Scope of Work. Podemos ver como se documenta en el siguiente post:  ¿Como se documenta el Scope Of Work de un proyecto?

Como afrontar los problemas del proyecto

Hoy voy a hablar de los problemas y como los debe afrontar un Project Manager. Esto puede parecer una obviedad, pero para solucionar un problema, primero hemos de identificar dicho problema con claridad, y esto no es tan obvio como pudiese parecer.

© Dean Hochman

No busques culpables, busca causas

Nuestra naturaleza humana nos hace proclives a relacionar un problema, con una persona o grupo, pero encontrando un culpable, no significa que hemos encontrado la causa del problema. Podemos despedir a esta persona, y poner a otra en su lugar, y lo mas probable es que el problema continúe ocurriendo, pues a fin de cuentas dicha persona no era el origen primero de dicho problema. Es por ello que debes repasar las acciones realizadas una por una, hasta que llegues a un punto en el que encuentras que las cosas se empiezan a torcer. En las cercanías de este punto usualmente se encuentra la acción o la inacción que da nacimiento al problema.

Mapas Cognitivos

Hay ocasiones en que buscar la causa que da origen a un problema, puede ser realmente difícil, debido a que existen numerosas cosas ocurriendo simultáneamente y dependiendo las unas de las otras. Esto crea una complejidad que hace terriblemente difícil encontrar, la causa que origina el problema. En estos casos una buena solución puede ser acudir a mapas cognitivos, como herramienta para visualizar las relaciones entre los distintos elementos del sistema complejo, que dio lugar al problema.

Una vez analizado a fondo el problema e identificado la causa que lo originó, debes redactar un procedimiento que marque un camino que nos asegure que no importa quien lo realice, no se vuelva a caer en el problema que estás intentando resolver. Este es el enfoque que ha utilizado la industria aerea, pues en vez de darle la culpa al piloto después de cada desastre aéreo, se busca la forma de evitar que vuelva a ocurrir el mismo problema otra vez mas.

Crear procedimientos para evitar que vuelvan suceder los problemas

Los procedimientos son la herramienta de los Project Manager para asegurar que las cosas se hagan correctamente, y se eviten los problemas detectados. Para ello se deberá escribir un libro de procedimientos, para asegurar que los problemas no se repitan.

SOW - Scope of Work

El Scope of Work (SOW) viene a significar en español "alcance o ámbito del trabajo".  Es importante recordar que el project manager es responsable de todo lo que ocurre en el proyecto que él dirige, y por ello el delegar funciones, no le exime de su responsabilidad ante el cliente, y a pesar de esto el Project Manager debe otorgar autoridad (y responsabilidad) a los integrantes de el equipo, con el fin de ganar agilidad y eficiencia en la ejecución del proyecto.

© Kevin Dooley

Alcance de la autoridad y de la responsabilidad en el proyecto

El SOW define el territorio o ámbito dentro del cual un integrante del equipo tiene autoridad, y sobre el cual se le exigirá responsabilidad por los resultados. Un SOW bien definido ayuda a subir la motivación de los integrantes del equipo, ya que los hace copartícipes de los éxitos del proyecto, así como los motiva a prever posibles fallos o errores con antelación suficiente que permita corregirlos sin mayor problema, pues queda claro que dicha autoridad conlleva responsabilidad por los fallos. Uno de los mayores problemas al intentar definir la responsabilidad de las partes es el no tener en cuenta que es muy importante considerar la triple restricción en el Project Management

Documentar la autoridad y la responsabilidad dentro del proyecto

Una buena práctica al inicio de todo proyecto, es el crear el documento que defina en detalle el Scope of Work, sabiendo que todo lo que no está explícitamente incluido en dicho documento, quedará automáticamente excluido del Scope of Work del proyecto y por ende no se le podrá exigir ninguna responsabilidad por lo que quede excluido del SOW. Los secretos de como realizar un buen documento que sirva para hacer explícito el Scope of Work lo podéis leer en el siguiente link Documentando el Scope Of Work 

Lo que el Scope of Work debe dejar perfectamente claro.

Existen una serie de temas que deben quedar perfectamente claros, por lo que un buen SOW responderá como mínimo a las siguientes preguntas ¿Que se debe hacer? ¿Cuáles serán los entregables? ¿Quién va a hacerlo? ¿Cuándo se va a terminar? ¿Como se hará? ¿Cómo puede saber cuando se ha terminado?  ¿Cuanto costara? Claro que también debemos estudiar lo que podría ir mal, para lo cual estudiaremos... Como debemos afrontar los problemas que ocurren en todo proyecto

El Project Manager... es el primer beneficiado

El primer interesado de que exista una buena definición de un alcance de trabajo claro y bien redactado es el propio Project Manager, y para ello debemos saber cuales son las responsabilidades del project manager.

La visión del proyecto como guia primera del SOW

Por supuesto el definir una visión bien formada ayuda en parte a iniciar la definición del alcance de trabajo o scope of work. para lo que hay que aprender a definir una visión bien formada.

WBS - Work Breakdown Structure ¿para que sirve?

Hoy voy a hablar del WBS, lo cual viene a significar en español "estructura del despiece de un trabajo". ste es un concepto muy importante a la hora de abordar un proyecto complejo. Dice el dicho "divide y vencerás", pues bien aquí lo que hacemos es dividir un trabajo excesivamente complejo o extenso, en porciones mas abordables o de menor complejidad, para poder encomendárselas a una persona o grupo de personas.

© VSF Digital Design

El WBS es la herramienta que nos permite definir como se distribuirá el trabajo, que se espera de cada miembro del equipo, y como establecer la cadena de autoridad y responsabilidades, todo ello a imagen y semejanza del WBS. Resumiendo, el secreto para dirigir un proyecto de gran complejidad, consiste en reducir el nivel de complejidad dividiendo las tareas en unidades mas sencillas de realizar y controlar, pero por supuesto es fundamental entender bien las funciones de  El Project Manager y sus Responsabilidades

Como debemos realizar un WBS de nuestro proyecto

Normalmente la WBS se realiza en dos fases, la primera división la realiza el Project Manager en las etapas iniciales del proyecto. Esta primera WBS sirve para definir la configuración del equipo humano que será necesario para ejecutar el proyecto. Una vez seleccionado el equipo, el project manager conjuntamente con su equipo procede a realizar una segunda etapa del WBS en donde se dividen los bloques de trabajo en unidades aun mas pequeñas, que pasarán a ser responsabilidad de un individuo, y que aparecerá detallado en su Scope of Work (SoW).

Definiendo una VISIÓN bien formada

Creo que la mejor definición que he escuchado sobre lo que constituye una Visión bien formada, fue la que dio James M. Saveland en 1995. Definitivamente esta es la esencia de una Visión bien definida, sin la cual el Project Management no tendría sentido. Es una buena idea, revisar periódicamente nuestra visión contra estos siete puntos, para asegurarnos que vamos por el buen camino.

© Robert J Heath

Una visión bien formada tiene al menos siete características:

1º Es un resultado final, y no un proceso.

2º Es un deseo y no una obligación.

3º Es específico, afirmando lo obvio, una visión debe poder verse.

4º No es evitación o escape de algo no deseado.

5º No está limitado por lo que puedas pensar que es posible.

6º Se desarrolla en tiempo presente.

7º No tiene nada que ver con ser el número uno. 

Se concentra en el buen trabajo, y no en los reconocimientos."

© Michael Patorius

El crear una buena visión es uno de los secretos de todo buen Project Manager, por lo cual es muy importante entender ... cuales son las responsabilidades del Project Manager