El Scope of Work (SOW) viene a significar en español "alcance o ámbito del trabajo". Es importante recordar que el project manager es responsable de todo lo que ocurre en el proyecto que él dirige, y por ello el delegar funciones, no le exime de su responsabilidad ante el cliente, y a pesar de esto el Project Manager debe otorgar autoridad (y responsabilidad) a los integrantes de el equipo, con el fin de ganar agilidad y eficiencia en la ejecución del proyecto.
lunes, 24 de mayo de 2010
SOW - Scope of Work
Por supuesto el definir una visión bien formada ayuda en parte a iniciar la definición del alcance de trabajo o scope of work. para lo que hay que aprender a definir una visión bien formada.
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domingo, 23 de mayo de 2010
WBS - Work Breakdown Structure ¿para que sirve?
Hoy voy a hablar del WBS, lo cual viene a significar en español "estructura del despiece de un trabajo". ste es un concepto muy importante a la hora de abordar un proyecto complejo. Dice el dicho "divide y vencerás", pues bien aquí lo que hacemos es dividir un trabajo excesivamente complejo o extenso, en porciones mas abordables o de menor complejidad, para poder encomendárselas a una persona o grupo de personas.
© VSF Digital Design |
El WBS es la herramienta que nos permite definir como se distribuirá el trabajo, que se espera de cada miembro del equipo, y como establecer la cadena de autoridad y responsabilidades, todo ello a imagen y semejanza del WBS. Resumiendo, el secreto para dirigir un proyecto de gran complejidad, consiste en reducir el nivel de complejidad dividiendo las tareas en unidades mas sencillas de realizar y controlar, pero por supuesto es fundamental entender bien las funciones de El Project Manager y sus Responsabilidades
Como debemos realizar un WBS de nuestro proyecto
Normalmente la WBS se realiza en dos fases, la primera división la realiza el Project Manager en las etapas iniciales del proyecto. Esta primera WBS sirve para definir la configuración del equipo humano que será necesario para ejecutar el proyecto. Una vez seleccionado el equipo, el project manager conjuntamente con su equipo procede a realizar una segunda etapa del WBS en donde se dividen los bloques de trabajo en unidades aun mas pequeñas, que pasarán a ser responsabilidad de un individuo, y que aparecerá detallado en su Scope of Work (SoW).
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martes, 11 de mayo de 2010
Definiendo una VISIÓN bien formada
Creo que la mejor definición que he escuchado sobre lo que constituye una Visión bien formada, fue la que dio James M. Saveland en 1995. Definitivamente esta es la esencia de una Visión bien definida, sin la cual el Project Management no tendría sentido. Es una buena idea, revisar periódicamente nuestra visión contra estos siete puntos, para asegurarnos que vamos por el buen camino.
© Robert J Heath |
Una visión bien formada tiene al menos siete características:
1º Es un resultado final, y no un proceso.
2º Es un deseo y no una obligación.
3º Es específico, afirmando lo obvio, una visión debe poder verse.
4º No es evitación o escape de algo no deseado.
5º No está limitado por lo que puedas pensar que es posible.
6º Se desarrolla en tiempo presente.
7º No tiene nada que ver con ser el número uno.
Se concentra en el buen trabajo, y no en los reconocimientos."
© Michael Patorius |
domingo, 9 de mayo de 2010
Cómo ser un buen Project Manager.. Gestor y Líder.
La denominación Project Manager no define completamente el rol que conlleva dicho título. Definitivamente entre las funciones que debe realizar, se encuentran las de supervisión y seguimiento del proyecto, pero esto no se queda aquí, pues es indispensable tomar las riendas del liderazgo y la comunicación del proyecto. En resumidas cuentas el PM (Project Manager) ha de desempeñar dos roles, uno es el de "manager" o gerente del proyecto y el segundo rol es el de liderazgo del proyecto. A medida que el proyecto se va ejecutando, el PM deberá ir cambiando del rol de Líder a el de Gestor y viceversa, e incluso en algunos momentos deberá compaginar ambos simultáneamente.
Entre las responsabilidades del PM que requieren un mayor componente de liderazgo son aquellas relacionadas con el Cliente, la VISIÓN y la Planificación.
El PM como gestor
Por el contrario las responsabilidades que requieren de mayor énfasis en la gestión son los Recursos y la Calidad. Por su parte el Equipo, requiere por parte del PM de Liderazgo y Gestión en proporciones variables dependiendo de las circunstancias, y el nivel de evolución del proyecto.
Las responsabilidades del Project Manager ¿cuales son?
Las responsabilidades del project manager las podemos agrupar en seis campos, que son los siguientes: (1) Cliente, (2) Visión, (3) Equipo, (4) Planificación, (5) Gestión de Recursos y (6) Calidad.
© Lousiana Sea Grand College |
El cliente es el centro de nuestro proyecto
La razón por la que existe un proyecto que ejecutar, son los planes, necesidades o deseos del Cliente. El PM es responsable de entender profundamente al Cliente, así como de asesorarlo y confirmar que cualquier cambio de sus planes originales tiene su aprobación. El PM debe informar al cliente personalmente y frecuentemente, esto creará un ambiente de confianza que facilitará la colaboración entre la organización del cliente y el equipo del PM. Para ello debe aprender a identificar nuestro BATNA para negociar los distintos asuntos con el cliente.
Debemos crear una buena visión para que todos comprendan el objetivo
La piedra angular alrededor de la cual giran todas las acciones que dan como fruto el proyecto terminado es la VISIÓN. Es responsabilidad exclusiva del PM la definición y refinamiento periódico de la VISIÓN que permitirá la definición, planificación y seguimiento de las tareas necesarias para materializar el proyecto.
Necesitamos montar un equipo que pueda llevar adelante el proyecto
El PM es responsable por todo lo que ocurre en el proyecto. Sin embargo esto puede ser extremadamente complejo, ocurriendo múltiples decisiones o acciones a la vez y a un ritmo frenético. El truco consiste en dividir las tareas complejas en unidades mas manejables. Para poder hacer esto el PM ha de seleccionar un equipo competente de colaboradores, definir sus funciones y SCOPE OF WORK.
Como planificar para que todo funcione como un reloj
El PM es el responsable de definir junto con su equipo y con la aprobación de su cliente, un plan de trabajo y las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
Debemos gestionar los recursos justos y necesarios
Una vez se inicia el proyecto, una de las principales responsabilidades del PM será el control de los recursos, entre los cuales están el tiempo y el dinero.Necesitamos asegurar la calidad como distintivo de nuestra profesionalidad
La última responsabilidad del PM (y no por ello menos importante) es el aseguramiento de la calidad del proyecto. Es muy importante definir conjuntamente con el cliente la calidad esperada, la cual no solo viene influenciada por los estándares de la industria y los requerimientos legales, sino que también tiene mucho que ver con los deseos del cliente. Es tremendamente importante informar al cliente las implicaciones de el nivel de calidad definido.
Claro que es importante entender las limitaciones que se nos presentan en todo proyecto, lo cual se da en llamar la TRIPLE RESTRICCIÓN
sábado, 8 de mayo de 2010
Cómo se planifica un proyecto para que sea sólido.
Hoy vamos a hablar de como "Planificar" el proyecto. Como líder del proyecto debes reservar tiempo para reunirte con los principales miembros de tu equipo para definir el proyecto y planificarlo. Un error muy común es no contar con el tiempo necesario para la correcta planificación y coordinación del proyecto. Cada hora empleada en planificación, terminará ahorrando varias horas de ejecución material del proyecto.
Forma correcta de planificar un proyecto
© NAVFAC Plans |
Aunque parezca extraño un proyecto se planifica, en dos sentidos. Primero viene la planificación estratégica la cual se realiza en sentido inverso, partiendo de la VISIÓN y terminando en la situación actual, esta es la planificación que nos da la imagen global del proyecto. La segunda fase de la planificación, es la que se encarga de los pequeños detalles, y empieza en el presente para terminar en la VISIÓN, lo cual equivale decir en el final del proyecto deseado. Sin embargo el futuro no está escrito en piedra por lo que periódicamente se debe revisar la VISIÓN del proyecto y por ende la planificación deberá ser adaptada a la nueva realidad.
Cómo seleccionar el equipo adecuado para tu proyecto
Hoy voy a hablar de la selección, configuración y gestión de "El Equipo". Como líder del proyecto tú eres responsable de seleccionar el equipo. Es fundamental escoger personas con la formación y la actitud apropiada, así como definir el SCOPE OF WORK o alcance y las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Dedica tiempo para estar con tu equipo, con el fin de ayudarlos a convertirse en una unidad de trabajo efectiva. Evita que ningún miembro del equipo trabaje en aislamiento.
Canales de información
Como líder del proyecto, debes informar regularmente a tu equipo sobre la evolución y últimas noticias del proyecto. Necesitas facultar o "empower" tu equipo, para que este pueda cumplir con las expectativas del proyecto. Esto acrecentará la motivación del equipo y te ayudará a conservar la buena gente.
Motiva a tu equipo
A medida que se cosechen logros, asegúrate que los miembros del equipo reciban un merecido reconocimiento por ello.
Objetivos SMART
SMART es un acrónimo que significa, (S) Especifico (M) Medible (A) Alcanzable (R) Orientado a resultados (T) Limitado en el tiempo.
viernes, 7 de mayo de 2010
La Visión debe ser compartida y visible por todos
Hoy voy a hablar de "La Visión", y no me estoy refiriendo a alguna extraña filosofía oriental. Me refiero a la capacidad de percibir, ver, sentir y hasta oler como será el proyecto una vez finalizado. Como líder del proyecto necesitas tanto como el aire que respiras, una Visión lo mas detallada posible, que se pueda explicar y mostrar a todo el equipo, así como a tu cliente, el cual es la razón del proyecto.
Liderar un proyecto sin una visión bien definida, es una temeridad que presagia grandes problemas. Es por ello que necesitamos estar seguros que hemos creado una Visión bien detallada.Pero ¿como saber si tenemos una Visión adecuada o no? La prueba definitiva para saber si tienes una Visión bien definida, es si lo puedes explicar en menos de cinco minutos, y si consigues transmitir no solo comprensión del proyecto sino también emoción por el.
La Visión debe ser compartida
Esta Visión debe ser aceptada y compartida por todos los miembros del equipo, y debe contemplar las expectativas y necesidades del cliente. El crear una Visión efectiva, no es algo que se consigue en un par de tardes, pues requiere de muchas horas de reuniones, propuestas y rectificaciones, pero una vez conseguida, la Visión es la pieza alrededor de la cual gira todo el proyecto.
Porqué es tan importante el Project Management
El Project Management es esencial, tanto para la rentabilidad de las empresas, como para la prosperidad de nuestra sociedad. De hecho no es concebible nuestra civilización del siglo XXI sin los project managers.
Una imagen vale mas que mil palabras
© Herry Lawford |
Hace unos meses plantaron en la zona donde vivo un enorme letrero que decía "Plan E". A partir de ese momento vimos con estupefacción como abrieron 3 veces la misma calle, una para poner tubos de conducción de agua, una segunda vez para poner el sistema de alcantarillado, y una tercera vez para colocar unos cables de telecomunicaciones.Tres veces abierta la calle y tres veces asfaltada en un período de dos meses, que desperdicio de recursos, tiempo y dinero. La triste realidad es que el project management es el gran desconocido de los países latinos (y así nos va!), por contra en los países anglosajones el project manager es una figura habitual e indispensable de todo proyecto. Os invito a que leáis porque es importante ... para aprender mas sobre el fascinante mundo del project management y como os puede beneficiar personalmente.
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